Dijital Kurumsal Hafıza Nedir? Nasıl Çalışır?

Dijital Kurumsal hafıza, firmaların geçmişten günümüze tüm verilerinin saklanabileceği ve gerektiğinde yeniden kullanılabileceği anlamına gelmektedir.
 
Dijital kurumsal hafıza zamanı geldiğinde bilgileri farklı format ve hacimlerde kaydetmeli, depolamalı ve istenildiği zaman yeniden kullanmalıdır. Kişilerde unutkanlık ya da hata gibi durumlar yaygındır ve kurumlar söz konusu olduğunda ciddi sorunlara / kayıplara neden olabilirler.
 
Dijital kurumsal hafızanın özelliklerinden bir diğeri çeşitli kaynaklardan gelen verilerden oluşan "kolektif" bir hafıza olmasıdır. Dijital çağın başlangıcından itibaren; farklı kaynaklar, farklı lokasyonlar, farklı kişiler ve farklı iş ortakları gibi şirketin hafızasına veri sağlayabilecek birçok bileşen bulunmaktadır. Bu bileşenlerin neredeyse tamamı farklı formatlarda veri sağlar. Bunları bir çatı altında toplamak ve bilgileri istenen zamanda, hatasız olarak kullanıcılara sunmak başlı başına bir uzmanlık meselesidir.
 
Kuruluşun entegre çözümlere sahip olması, yasa ve yönetmeliklerin gereklerini karşılamayı kolaylaştırırken, bilgiye hızlı erişim ve hızlı karar alma fırsatlarını artırarak küresel rekabet ortamında öne çıkmasını sağlıyor. Pazar koşulları ve küresel rekabet, kurumsal bir şirketin, belgelerle ilgili tüm süreçleri, verimliliğini ve dolayısıyla rekabet gücünü artırmak için yönetilebilir ve kolay erişilebilir entegre bir platforma taşımasını gerektirir.
 
İnternet kullanımının artması ve sahip olma, bakım ve işletme maliyetlerinin azalması gibi nedenler, tüm bu çözümlerin diğer endüstri çözümleri gibi bulut hizmetlerine dönüşmesi için yeni bir yol haritasının oluşturulması gerektiğini gösteriyor.
 
Şimdi kendimize şu soruları sorabiliriz: Dijital kurumsal hafızanın avantajları nelerdir?
 
İçerik ve zaman yönetimi platformunun, belge oluşturma ve depolama maliyetlerini düşürme, güvenli bir ortamda bilgilere erişim sağlama, zamanı yönetmeyi kolaylaştırma, kırtasiye ve işçilik maliyetlerini düşürme gibi birçok ölçülebilir avantajı vardır ve en önemlisi, en hızlı ve en doğru bilgi erişimini sağlamaktadır.
 
Kuruluşlar için hafızalarını fiziksel bir ortamdan dijital ortama taşımak pahalı ve zahmetli bir süreç gibi görünüyor olsa da doğru adımlar atılırsa, tam tersine bir süreç, orta ve uzun vadede tasarruf sağlama, işleri kolaylaştırma ve kurumun itibarını artırmada etken olacaktır.

Hüseyin Aksel
Corpinet / Kurucu Ortak